办好一场发布会,你需要这份实操手册

2019-04-11 15:55:32 影纳菲广告 98

怎样办好一场发布会?

怎样办好一场发布会?

怎样办好一场发布会?


怎样办好一场发布会?对于发布会来说,传播热力源,可以理解为发布会的核心,主题、环节与嘉宾,他们决定了发布会的价值,而传播形式、渠道影响力与势能因子则是与发布会的传播息息相关,他们决定了发布会的传播度与影响力。

做一场发布会首先要想清楚我做这场发布会的目的和需求,然后再确定发布会主题,提炼亮点与优势,围绕亮点设置流程环节,并邀请对应的嘉宾。

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确定主题

发布会的主题,就好比一篇文章的标题,直接决定大家是否愿意了解这场发布会。而且发布会主题的确定,基本奠定了整个发布会的宣传大方向,以及需要向目标用户传达出的信息。这个主题直接就圈定了,此次发布会我们希望哪部分人来参会。

 

常见的发布会分类为了确定发布会的主题,我们通常要了解此次发布会的目的。按照不同的举办目的,我们能更精准确定此次发布会的内涵,从而向外界传达更聚焦的信息。常见的发布会,按照其不同目的,一般分为4种,分别是新品/项目启动发布会、融资信息发布会、数据报告发布会、合作及战略升级发布会。

 


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环节设置

发布会环节设置得是否有趣合理,是能否吸引众多参会者报名参加以及让观众一直留到最后的重要因素。对于一场发布会,我们常见的环节可能有以下几个部分:领导开场介绍、演讲发布、嘉宾分享、启动仪式、圆桌讨论和抽奖环节等。

 

设置发布会环节注意事项发布会环节的设置,主要需要注意以下3项。第一,如何巧妙地介绍自身产品。第二,如何突出发布会的亮点设置创意环节。第三,发布会环节不宜多长,环节需要有所侧重,发布会整体时长最好控制在2小时以内,在一些重要环节上,比如介绍新产品,可以设置较多时间,对于不太重要的环节,如开场演讲,点到为止即可。最终,将发布会的环节确定后,制成一个发布会流程表。几点几分到几点几分,分别是什么环节。该表可以用于当天的环节控制,也可以用于通知参会人员当天活动安排。

 

确定嘉宾

发布会嘉宾的重要性不言而喻。如果一场发布会,有足够重量的大咖出席,绝对可以令这场发布会增色不少。行业领袖,一般也就是行业内顶尖影响力的人物,这些嘉宾的分享,往往能提高发布会的层次和含金量。

 

确定时间

绝大多数的企业发布会,本质上是给媒体开的。 为了给记者提供方便,以及为了保证事后传播的有效性, 比较合理的时间安排是周二到周四。因为周一记者和很可能临时有事,缺席概率较大;周五发布之后,周六周日传播会减弱。

 


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确定地点

常见的发布会场地,按照人数规模不同,一般分为酒店、会议中心和体育场馆。在确定发布会场地时,需要综合考虑场地的档次标准、交通条件、人数规模、整体价格、场地排期等因素,挑选出一个性价比最合适的场地。

 

对于事件类型,或者是toB类型产品的发布会,因为人数不多,对场地要求不高,通常在高档酒店的大型会议室或艺术中心举办,这种情况下提前两三周订场地就可以。

 

发布会的地点及场馆选择一般说来,都会在公司所在地的城市举办发布会。但是规模稍大的发布会,一般选择在广州举办, 最主要的一个原因是广州的媒体最多,如果公关团队靠谱,能最大限度地保证媒体报道的覆盖量。

 

现场搭建

发布会作为一个企业的关键对外形象展示,在硬件的设施上是非常重要的,能体现整个活动的调性。发布会现场搭建时,需要提前设计布置方案,合理规划发布会现场的各个区域,包括签到区、活动会场、互动展示区等,活动会场又分为领导席、嘉宾席、媒体记者席、普通观众席等。还有现场各个宣传元素,这些也需要考虑好。

 

同时,我们还需要考虑灯光、LED屏幕、音响、舞台。根据发布会的发布类型,我们可以将灯光调整成不同的氛围来迎合本次发布会,例如发布过程中涉及到产品发布,我们所需要设计到的灯光氛围中必须要包含聚光灯,从而在展示展品的过程中可以突出产品;针对与LED的选择,室内室外需要用到的屏幕类型不同,目前大都选用统一标准的P3型号性价比最高;舞台的尺寸和屏幕的尺寸需要保持一个很舒适的比例,才不会让台下坐的观众和媒体老师不会觉得压抑;其实音响设备在以上技术支持中是最简单的,不需要特别准备,只需要根据自己的需求和发布类型准备好开场音乐、话筒数量、根据场地类型选择合适的返送箱就可以搞定了。

 

发布会现场对舞台搭建,灯光,音响,LED屏幕等技术支持要求非常高,企业可以选择承接大型活动的专业公司,但这种情况下需要公司的市场或公关部门里必须有基本了解相关业务的同事 ,否则到了活动当天,出现各种大大小小的技术故障或是效果得不到保障的情况是大概率事件。另一种相对省心的情况是完全交给在业内声誉良好的公关公司 ,整体打包解决,例如影纳菲广告,但动辄贵出来好几倍的价格,通常不是创业公司所能负担的。

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